PROYECTOS PRODUCTIVOS

Un proyecto productivo :

Es aquel proyecto que busca conseguir ganancias en dinero y generar una rentabilidad económica. Los promotores de un proyecto productivo suelen ser individuos y también empresas que están interesados en lograr ganancias económicas para distintos fines.

El beneficio económico es el resultado del trabajo de todo el equipo involucrado en el proyecto, en combinación con las decisiones apropiadas del gerente. Por tanto, es el resultado de la consistencia absoluta de las acciones de todos los participantes del proyecto.

El proceso de creación de un proyecto consta de muchos componentes importantes que pueden requerir esfuerzos y costos totalmente diferentes.

Sin embargo, incluso estas múltiples áreas son bastante adecuadas para analizar la productividad de los diversos procesos que se realizan en ellas, comenzando con la planificación del proyecto en sí y terminando con su lanzamiento al mercado.

Productividad del proyecto

La productividad representa el camino más corto desde el establecimiento de los objetivos del proyecto hasta su implementación, utilizando para ello un mínimo de tiempo y de costos financieros.

Es simplemente ser más efectivo en el esfuerzo por hacer las tareas. Esto está generalmente relacionado con un proyecto. Cuanto más productivo se sea en la gestión de un proyecto, menos probabilidades habrá de fracasar.

El éxito de un proyecto depende de su productividad. Si el proyecto no es productivo entonces se estará desperdiciando la inversión de las partes interesadas y el tiempo del equipo de trabajo.

Características

Equipo de trabajo adecuado

El paso más importante para que un proyecto sea productivo es seleccionar el equipo adecuado para realizar el trabajo. Hay que concentrar toda la energía para asegurar tener a las personas adecuadas. Esto ahorrará estrés y también frustraciones excesivas más adelante.

No solo se necesita asegurar que tengan los conocimientos técnicos necesarios para completar las tareas, sino que también se debe asegurar que tengan la habilidad de colaborar con los otros miembros del equipo y la responsabilidad para completar sus funciones.

Delegación

Si se eligieron personas calificadas con las habilidades que se requerían, no se debería necesitar una supervisión estrecha. Se necesita confiar en los miembros del equipo para que hagan sus tareas.

Se debe delegar responsabilidad haciéndolos responsables de sus acciones, pero permitiéndoles hacer el trabajo a su manera.

Uno de los mayores peligros al realizar un proyecto es crear resentimiento dentro del equipo de trabajo, al no confiar en sus miembros o también al tratar de decirles cómo hacer su trabajo.

Organización

Se debe saber cómo hacer un seguimiento del progreso del proyecto para así asegurar que el mismo se mantenga avanzando.

Saber quién está trabajando en qué tarea y cómo se supone que todo debe unirse al final depende de la capacidad de mantener una organización y tener un sistema para el seguimiento de las tareas.

Buena comunicación

Tener excelentes habilidades de comunicación es fundamental para mantener un proyecto productivo. El gerente del proyecto debe saber cómo acercarse a las personas de manera no amenazante cuando se realicen críticas, y debe asegurarse de estar comunicando efectivamente sus expectativas.

No solo se debe gestionar una comunicación directa con las personas, sino que se debe preparar el escenario para que el equipo de trabajo colabore y se concentre.

La información se debe distribuir de manera adecuada para que nada caiga en alguna confusión.

Seguimiento a las tareas

La productividad se acaba cuando no se le presta atención. El solo hecho de centrarse en el trabajo no va a acortar las tareas. Se puede perder la noción del tiempo, atascarse en minucias o se pueden completar las tareas a tiempo, pero sin un proceso que alerte de cuándo se está produciendo un retraso o se está trabajando a ciegas.

Crear un sistema de seguimiento de tareas no solo ayuda a poder concentrarse en el trabajo, sino también tiene un proceso de supervisión para crear los límites que se necesitan para no salirse del cronograma.

Cuando se hace el plan del proyecto se está estimando la cantidad de tiempo que llevará cada tarea, pero a menudo los mejores planes se desvían. Con la herramienta adecuada se puede obtener la guía que se necesita.

Por ejemplo, se pueden automatizar correos electrónicos para notificar cuándo se acerca un plazo, lo que permitirá ver dónde se encuentra. Como consecuencia se podrán hacer los ajustes y realizar el trabajo sin retrasar el proyecto.

Tipos

Un proyecto es un conjunto planificado de tareas interrelacionadas y también a veces dependientes, que deben ejecutarse durante un cierto período de tiempo teniendo en cuenta ciertos costos, recursos y otras limitaciones. Las tareas deben completarse para alcanzar un objetivo específico.

-Según la complejidad

Fácil

Un proyecto se clasifica como fácil cuando las relaciones entre las tareas son básicas y no se requiere una planificación u organización detallada.

Son comunes en este caso un pequeño equipo de trabajo, y también algunos interesados ​​y colaboradores externos.

Complicado

La red del proyecto es amplia y complicada. Hay muchas interdependencias de tareas. Con estos proyectos, la simplificación donde sea posible es fundamental.

Las aplicaciones basadas en la nube ayudarán enormemente a simplificar proyectos complicados al calcular automáticamente la mejor trayectoria de trabajo del proyecto y así actualizar los cambios introducidos mediante el uso de diferentes tipos de herramientas de gestión de proyectos.

-Según la fuente de capital

– Público: El financiamiento del proyecto proviene de instituciones gubernamentales.

– Privado: El financiamiento proviene de empresas o de incentivos privados.

– Mixto: el financiamiento proviene de una fuente mixta de financiamiento público y privado.

-Según el contenido del proyecto

Negocios

Estos proyectos están involucrados con el desarrollo de un negocio, la administración de un equipo de trabajo, la administración de costos, etc., y generalmente siguen una estrategia comercial.

Producción de bienes o servicios

Proyectos que involucran el desarrollo de un producto o servicio innovador, el diseño de un nuevo producto, etc. A menudo se utilizan en el departamento de investigación y desarrollo.

-Según los involucrados

– Departamental: cuando se trata de un determinado departamento o área de una organización.

– Interno: cuando toda una empresa participa en el desarrollo del proyecto.

– Matricial: cuando hay una combinación de departamentos involucrados.

– Externo: cuando una empresa subcontrata a un gerente de proyecto o equipos externos para ejecutar el proyecto. Esto es común en las transformaciones digitales, mejoras de procesos y cambios de estrategia.

-Según su objetivo

– Producción: orientado a la fabricación de un producto o servicio, teniendo en cuenta un objetivo determinado.

– Social: Orientado a la mejora de la calidad de vida de las personas.

¿Cómo hacer un proyecto productivo?

Uso de tecnología

Existen muchas herramientas excelentes diseñadas para ayudar a mejorar la productividad. El software puede ser parte de una estrategia de productividad, pero también puede ser la principal baza de una empresa.

Por un lado, se pueden crear listas de tareas, que son una forma de organizar y abordar sistemáticamente el trabajo. Esto brinda un lugar donde se puede ver qué se debe hacer y cuándo debe hacerse.

Las herramientas de administración de tareas son fáciles de actualizar y, si están asentadas en la nube, se pueden actualizar donde sea que se esté, sin importar la hora del día.

Contribuir a la estrategia empresarial

Cuando se desarrollan estrategias para identificar proyectos claves empresariales y se pone en marcha un proceso para vincular estos proyectos con otros específicamente departamentales, el resultado será un flujo continuo de estrategias logradas exitosamente.

Crear una oficina de proyectos

El pensamiento actual vincula la gestión de proyectos con la calidad. Los comités directivos y los centros de calidad han estado vigentes dentro de las organizaciones desde hace mucho tiempo.

La creación de una oficina de gestión de proyectos es una copia de estos centros. Se busca establecer una oficina que supervise todos los proyectos y sistemas de calidad.

La priorización del trabajo no estará centrada solo en proyectos, sino también en procesos claves que se deben mejorar o rediseñar para satisfacer las expectativas de los clientes.

Esta oficina actúa como impulsor importante para la transformación corporativa, garantizando una metodología coherente para:

– Gestionar proyectos.

– Desarrollar planes de negocio.

– Crear políticas.

– Mejoramiento de procesos.

– Medición del desempeño.

Establecer y medir criterios productivos

Los criterios productivos variarán con cada proyecto. Algunos de los criterios productivos que los equipos de proyectos establecen son:

– Proyecto completado a tiempo.

– Proyecto completado dentro del presupuesto.

– Nivel de satisfacción del cliente.

– Normas de calidad establecidas.

– Cumplir los objetivos del proyecto.

– Requerimientos establecidos y cumplidos claramente.

– Plan de transición incluido en el plan del proyecto.

Reconocer y premiar el desempeño laboral

Una remuneración adecuada y la existencia de recompensas son importantes para motivar a las personas en cualquier organización. Los proyectos no son una excepción.

No suelen existir descripciones de puestos para el personal de proyectos. Por lo general, solo existen para los trabajos más tradicionales en la organización.

Se deben desarrollar descripciones de puestos para todos los niveles del personal del proyecto, que reflejen el nivel de autoridad y responsabilidad.

Las recompensas son difíciles de establecer, cuantificar y administrar. El criterio de “buen trabajo” es difícil de cuantificar. Por tanto, debe haber objetivos específicos claros.

Las recompensas pueden ser un agradecimiento público, una carta, una placa o también un premio monetario.

Ejemplos

Proyectos de fabricación

Estos proyectos se realizan para poder realizar eficientemente las operaciones de manufactura de algún producto para luego venderlo y así obtener ganancias.

El resultado final que se busca obtener puede ser un vehículo, barco, avión, una pieza de maquinaria, alimentos procesados, etc.

Proyectos de construcción

Tienen como resultado final la construcción de edificios, puentes, carreteras, túneles, etc. En este grupo se pueden incluir los proyectos mineros y petroquímicos.

Proyectos de gestión

Estos proyectos incluyen la organización o reorganización del trabajo, sin tener que producir necesariamente un resultado tangible.

Algunos ejemplos serían el diseño y la prueba de un nuevo paquete de software informático, la reubicación de la sede de una empresa o la producción de un espectáculo escénico.

Proyectos de investigación

En estos proyectos los objetivos pueden ser difíciles de establecer, porque en los mismos los resultados a obtener son impredecibles. Se trata de proyectos que se centran en obtener nueva información sobre un tema determinado.